Para elegir un equipo de café para oficinas, calcula la demanda simultánea y asigna quién se ocupará de reponer y limpiar. El número de empleados sirve como referencia, pero la ocupación real, las reuniones y los hábitos de consumo definen el servicio.
Empieza por tres escenarios de uso
| Uso | Qué medir | Qué comprobar |
|---|---|---|
| Pausas individuales | Bebidas repartidas durante el día. | Facilidad de uso y reposición. |
| Reuniones | Personas que necesitan café a la vez. | Preparación anticipada y capacidad de servicio. |
| Zona compartida | Coincidencia de pausas y visitantes. | Colas, limpieza y espacio para circular. |
Haz una estimación que puedas corregir
Durante una semana representativa, registra personas presentes, bebidas consumidas y horas de mayor demanda. Distingue café, té y agua caliente: pueden compartir recursos y generar una espera que no aparece al contar solo cafés.
Como ejemplo hipotético, 30 personas presentes que consumen dos cafés representan 60 bebidas al día. No es una recomendación de capacidad: una reunión de 20 personas puede exigir más al servicio durante unos minutos que el resto de la jornada.
Compara rutinas completas
La preparación por lotes puede encajar con reuniones o pausas agrupadas cuando existe rotación suficiente. La preparación individual permite responder a cada pedido, pero hay que revisar tiempo de espera y facilidad de manejo. Si la carta incluye espresso o bebidas con leche, define esos requisitos antes de buscar equipo de filtro.
Haz una prueba con usuarios habituales, no solo con quien conoce la máquina. Comprueba si pueden identificar la bebida, colocar el recipiente y dejar la estación preparada para la siguiente persona. Verifica que el fabricante contemple el uso previsto y la carga de trabajo.
El mantenimiento necesita un responsable
Decide quién revisará consumibles, vaciará residuos y realizará la limpieza. Un sistema con pasos automáticos puede seguir necesitando intervención diaria y tareas periódicas. Pide al proveedor el procedimiento de cada modelo y quién atiende una incidencia.
Con bebidas lácteas, incorpora al proyecto las necesidades de conservación y limpieza indicadas para el sistema. No añadas una oferta de bebidas que el personal disponible no pueda gestionar correctamente.
Calcula el coste por bebida con el mismo alcance
Para una comparación interna, suma café y consumibles, mantenimiento, energía y agua estimadas, tiempo de operación y coste del equipo repartido en un periodo común. Divide por bebidas realmente servidas. Mantén el mismo criterio de impuestos y el mismo horizonte al comparar propuestas.
No compares solo precio de compra frente a una cuota: revisa qué incluyen instalación, consumibles, reparaciones y duración del contrato. El café preparado que se descarta también forma parte del coste.
Preguntas frecuentes
¿Basta con indicar cuántos empleados somos?
No. Añade ocupación habitual, visitas, horarios de consumo y tamaño de bebida. Son datos más útiles para dimensionar el servicio.
¿Se necesita conexión de agua?
Depende del modelo. Comprueba si utiliza depósito o conexión a red y qué requisitos de instalación tiene.
¿Qué pedir para evaluar una propuesta?
Una configuración identificada, capacidad aplicable a tu servicio, instalación necesaria, tareas de limpieza y condiciones de mantenimiento por escrito.
Consulta las soluciones profesionales de Bean Green. Al solicitar presupuesto, indica ubicación, ocupación, reuniones, carta y quién gestionará la estación. También puedes explorar el catálogo HORECA.